【WinActorの使い方】RPA導入成功のカギ。組織としてRPAの運用ルールを作成しよう【運用ガイドライン編】

せっかく作ったシナリオも、うまく社内に共有しなければ、別の担当者が作り直したり、メンテナンスが必要になったりして時間を取られてしまいます。

業務効率化のためにRPAを導入したのに、、RPAの構築に時間を取られ過ぎては本末転倒です。
それを回避するために必要なのがルール作りです。

前回はシナリオを作成するためのルール作りについてのコツを解説しました。

今回は、RPAを組織で運用するためのルール（ガイドライン）の作り方のコツを解説します。

RPAを運用してみたもののつまずいてしまった方はもちろん、これから導入を検討される方は、ぜひ最後までご覧いただき、実践してみてください。

RPA運用ルール（ガイドライン）の必要性

せっかくRPAを導入しても、担当者各々が自由にロボットを作ると「異動があった後、何に使っていたかわからないロボットがたくさんある」といったことが発生します。これを野良ロボットと言い、RPA運用において注意すべき落とし穴の一つです。

担当者は間違いなく便利だと思って作っているのですが、「どんな動作をするのか」「どこのデータを扱っているのか」を本人しか知らないと、異動や人員補強の際に混乱が生じます。

そこで、社内（あるいは部署）で統一されたルールが必要になってきます。

どんな業務をRPAに任せるのか、どこまで任せるのか、RPAを管理するのは誰かなどをしっかりと社内で共有しておくことで、上記のような混乱を未然に防ぐことができます。

RPA運用ガイドライン設定　5つのコツ

それでは、RPAを運用する上で、どのようなルールをつくっていくのかを解説していきます。

RPA運用ガイドライン設定のコツ①　役割の設定とRPA運用体制

まずは、組織内の役割をはっきりと明記しましょう。

RPAを扱うのはどの部署なのか、サポート・管理するのはどの部署なのか…こうした責任の所在を明記することは、組織運用していく上で非常に重要です。

また、その役割はどこからどこまでの業務を担当するのか、あわせて設定しておくことも大切です。お互いに責任の所在が明確になれば、自分たちの職責がはっきりして、行動しやすくなります。

以下は実際の運用ガイドラインを一部抜粋したものです。

記載例：

区分	役割	役割の内容
総務課 （RPA利用部門)	RPA導入検討	RPA導入について検討を行います。（業務フローの見直し含む）
	シナリオ開発	シナリオの計画、開発、テストを行います。
	RPA導入判断	RPA導入効果を確認し、各業務への導入判断を行います。
	RPA利用・管理	RPAを使って業務を実施します。 課内におけるRPA利用を管理します。
企画課 (RPA推進部門)	RPA運用方針の策定 ・管理	組織内におけるRPA利用に係る方針を定め、RPA利用による効果等を管理します。
	RPA製品等の調達	企画課が選定したRPA製品や業者のサポートを調達します。
	RPA導入支援・全体管理	組織内におけるRPA利用ルールを定め、組織内でのRPA利用を管理・推進・支援します。

RPA運用ガイドライン設定のコツ②　RPA導入検討フロー　

役割が決まれば、どんな内容のRPAを作っていくのか、組織として決定するための検討フローを定めます。

例えば、RPAを主に利用するのが総務課だったとしたら

総務課の業務の把握・整理　⇒　業務選定　⇒　シナリオ開発　⇒　テスト　⇒　本番

上記のような流れが一般的でしょう。

ただ、ここで「一般的だからみんな知ってるよね」と共有することを怠ってしまうと、トラブルのもととなります。しっかりとルール化しておきましょう。

RPA運用ガイドライン設定のコツ③　RPA管理表を作る　

RPA管理表を作っておくと、どういった業務フローがシナリオにされているか文書としてわかるだけでなく、いくつのシナリオが稼働しているか把握することができます。

例：シナリオの説明資料（目次）

番号	シナリオファイル名	概要	使用システム	備考
１	自動メール送信	・承認リストをシステムから吐き出して、承認のないところのみをチェックし、承認を通っていない人にメールを送る ・スタッフシステムログイン、検索し、全件CSVダウンロードし、名前をマスタと突合しメールアドレスを取得し、メールを送る	スタッフシステム、メール
2	給与明細・送付状印刷業務	・依頼があったら、Web給与明細システムの源泉、給与明細と送付状まで出す。 ・データがなかったらエラー吐き出し	Web給与明細システム
3	退職者の源泉データをアップ	・管理システムと別のスタッフシステムの退職日が一致しているか判断し、相違なかったら別システムへ入力し、CSV格納する ・一致しなかったらリストを作り、保存 ・月に締め作業を3回行うが、末締め以外は10分、末締めは300～500件で0.5時間	管理システム、スタッフシステム、その他
4	スタッフが書いたタイムシートを取り込む業務	・CSVデータからエラーが起きているか確認し、取り込めていたら管理システムスタッフ一覧の到着にチェックを付ける ・エラーが出たらCSVで出力 ・月3回の締め日に実施 ・末締めは多くて2時間＋エラー1時間	管理システム

RPA運用ガイドライン設定のコツ④　RPA導入対象業務の選定方法

RPAの導入を検討する場合、どんな業務を検討するべきなのかの基準もガイドラインに盛り込みます。

その後、自動化する場合の課題整理、効果面・導入しやすさの両面からの優先順位付けをすることで、最終的にRPAを導入する業務を選定します。

RPA運用ガイドライン設定のコツ⑤　RPAにさせるべきではない処理を定める

RPAで業務を自動化する際、「してはいけない業務」があります。

個人情報の取り扱いはもちろん、自動ログインや社内承認、重要なメールの送信など、セキュリティやコンプライアンスにかかわる業務は自動化すべきではありません。

上記のような「自動化してはいけない業務」も明記しておくと混乱することがありません。

記載例：

RPAにさせる べきでない処理	カテゴリ	理由
自動ログイン	セキュリティポリシー	・パスワードを変数に設定することで、管理者権限等のパスワード漏洩に繋がるリスクがある。
承認行為	コンプライアンス	・承認権者の権限に基づくべき行為であり、権限違反になる。

RPAにさせる場合 注意が必要な処理	カテゴリ	理由	対策
重要度の高い社外へのメール送信	セキュリティポリシー	・メール送信前の確認ができない。 ・メール送信やファイルの添付に失敗する可能性がある。 ・送り先マスタの間違いで誤送信する可能性がある。	・下書き保存までをRPA化し、人が確認してから送信する。

従来から 禁止されている処理	カテゴリ	理由	対策
安全でない外部サイトからのダウンロードや受信メールのURLクリック	セキュリティポリシー	・内容が安全かどうか判断できない為、マルウェア等をダウンロードしてしまう可能性がある	・対象サイトをリスト化し、対象に対してのみアクセスするシナリオにする。 ・送信元アドレスや件名等を限定してメールの処理を行うシナリオにする。

まとめ：運用ガイドラインの有無がRPA導入成功のカギ

紹介したような5つのコツを押さえられないままRPAを運用して、失敗してしまった、という企業は少なくありません。ぜひ運用ガイドラインをしっかりと定めた上で、RPAを作っていってください。

ただ、RPAの良さは「すぐに業務を自動化できる」点にあります。

あまりルール作りに時間がかかり過ぎるようであれば、まず一部署で小さくRPAによる自動化をはじめて、運用の問題点やルールとして定めた方がいい項目を洗い出した上で改めて設定してもいいでしょう。

また、外部のRPAコンサルタントに相談して、導入する際から協力を仰げば、運用ガイドラインやRPA作成ルールなどの設定をサポートしてくれるでしょう。ロボフィスでも経験豊富なRPAコンサルタントがお手伝いいたしますので、ぜひご相談ください。

今回紹介した記載例を参考にルール作りを進めれば、きっとRPAで大きく業務効率が改善できるでしょう。業務自動化・業務効率化に向けて、ぜひチャレンジしてください！

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