ウィズコロナ・アフターコロナの世界で欠かせないデジタルツール・RPAとは？

収束の見えないコロナ禍で人手不足に陥る企業では、業務効率化が喫緊の課題です。マネジメント層だけでなく、雇用側もテレビCMやSNSなどで多種多様な業務効率化ツールが紹介されているのを見て、なんとなく「そんな時代なんだな」と受け止めている方も多いでしょう。

その中で、近年身近になってきたのがRPAです。

会社業務のなかで「今後RPAを導入するので、業務手順を整理するように」など言われた方もいるかもしれません。本稿では、ウィズコロナ・アフターコロナの世界で欠かせないデジタルツール・RPAの導入メリットや事例についてご紹介します。

本コラムが参考になる方
●RPAのことがよくわからないという方
●これからRPAを導入したいという方
●RPAを導入したけれど、効果が出なかったという方

RPAとは？

RPA（アールピーエー）とは、Robotic Process Automationの略称で、「ロボットによる処理の自動化」を意味します。ここで言うロボットは「ソフトウェアロボット」のこと。ソフトウェアやアプリケーションが、設定された通りに自動で作業を処理します。

RPAには業務内容をそのまま記録することが可能で、ヒトが行う作業をそっくりRPAに移行することが可能です。

VBA※でも同様に記録することで自動化が可能ですが、VBAはoffice製品の自動化に限られます。RPAはWebや別システムとも連動させることができるため、自動化の範囲がVBA以上に広がることから、大手企業を中心に導入・運用が広がっています。
※VBA＜Visual Basic for Application＞office製品に搭載されているプログラミング言語。

そのまま覚えさせる他、業務手順をソフト上で入力する方法もあります。
この場合も、よく業務に使われる動作パーツ（「Excel操作（上書き保存）」など）があらかじめ多数用意されていて、ドラッグアンドドロップと一部値変更だけで使用可能となっています。

プログラミング知識がわずかしかなくても作成できるため、わざわざ外部エンジニアを雇用しなくても内製化が可能です。そのため、新たなシステム構築が不要で、費用を抑えることが期待できます。

RPAに向いている業務、向いていない業務

RPAはとくに、手順の決まった、データ化されたルーティン業務で大きな効果を発揮します。一方で、考える要素がある業務は苦手としているため、企画や交渉などといった業務はヒトが行い、データ収集・入力・確認・転記といった業務をRPAで行うといった担当分けをしっかりと決めると高い効果が期待できるでしょう。

RPA向きの業務
●情報が電子化（データ化）されている
●同じ動作を繰り返す
●処理判断が明確なもの（正誤がはっきりしている。判断基準がマニュアル化されている）

RPAに向かない業務
●考える過程が必要
●判断基準が複雑
●マニュアル化できない（手順を守っても同じ結果にならない）

具体的には、以下のような業務でRPAを使用されるケースが多く見られます。

RPAの導入事例

よくRPAが使用される業務について、実際に稼働するRPA動画とともに具体例をご紹介します。

交通費申請内容の確認

従業員の交通費が最安値で申請されているか、また金額に誤りはないかをチェックする業務は、どんな会社運営にも欠かせない業務です。一方で非常に手間がかかり、担当者の精神的負担になりやすい業務と言えます。

この業務の流れを分解すると、４つのステップになります。

1. 交通費申請一覧を用意
2. 乗換案内サイトを表示させる
3. 乗換案内サイトで出発駅、到着駅を入力して検索
4. 検索結果で表示される『最安値金額』を確認（場合によっては一覧に記入）

この４つのステップを繰り返し、RPAが行います。

RPAを導入すれば、ヒトの業務は最後の確認だけになります。これまでこの業務を行っていた時間で他の業務を進めれば、残業代の削減、また本人の精神的負担の軽減につながります。

同時に、誰がやっても同じ成果を生み出せるため、業務の属人化防止にもつながるでしょう。

具体的なWinActorのシナリオ構築記事もありますので、ぜひご覧ください！
【WinActorを活用しよう！】残業ゼロも夢じゃない？　「ブラウザ操作」をマスターして交通費精算業務を自動化！

注文データから在庫管理システムへのデータ入力

自社で商品を販売する場合、注文書を受け取り、それを在庫管理システムに入力する作業が必ず発生します。

この業務を分解すると、３つのステップに分けられます。

1. 在庫管理システムを起動・受注入力画面へ遷移
2. 注文書（CSVデータ）を読み取り
3. 在庫管理システムへ登録

この３つのステップの繰り返しを、RPAに行ってもらいます。

RPAの導入効果

RPA導入においては、次のコストが発生します。

1. システム導入費（毎月のライセンスコスト）
2. 導入サポート費（システム構築を外部に依頼した場合）

一般的に、RPAの導入費用は年間100万円～と言われています。
これらのコストに対し、RPA導入によって得られた人件費の削減効果が大きければ費用対効果は大きいと言えます。

人件費削減効果は、自動化することによって得られた時間に、その作業に普段関わっている人の人件費を掛け合わせることで算出可能です。

人件費削減効果＝（人件費/時給）×（RPA導入時の削減時間）

具体例を交えたRPA導入の費用対効果

社員Aさんが一日8時間、１カ月20日稼働すると、時給は3,125円です。Aさんのα業務を自動化すると、月10時間が削減できました。

この時の費用対効果は、

3,125円（時給）×10時間（削減時間）＝31,250円（費用対効果）　となります。

ここで単純に「費用対効果は3万円」と判断することはできません。Aさんが削減できた10時間で新たに大きな成果を生むことも考えられるからです。
さらに、時間外労働を削減できているケースも考えると、精神的負担の軽減、ひいては長期雇用にもつながるでしょう。

このように、RPA導入は業務時間の削減だけでなく、投資の側面もあると言えます。

実際に一部の企業では、RPAはコスト削減ではなく、投資と捉えて運用している企業もあります。年間100万円の投資でこれら効果が得られるのは、大きなメリットと言えます。

まとめ

コロナ禍により、私達の働き方は大きく変わりました。リモートワークの導入、それにともなって業務のデジタライゼーション（デジタル化）が大きく進みました。

一方で、コロナウイルスに感染したり、または濃厚接触者となったりすることで、スタッフが欠けがちになることも。コールセンターなど一カ所に集まって行う業務は、密を避けるべく一カ所での担当人数を減らさざるを得なくなりました。

こうした人員不足に対応していくことがウィズコロナ時代には求められ、そしてその流れはアフターコロナにまで続いていくことが予想されます。

そんな時代に経営を続けるために、RPAはなくてはならないツールと言えます。

また、RPA導入にあたってクライアント企業においてどのような業務が自動化できるか、無料でヒアリングさせていただいています。ほか、導入後の運用や人材育成も行っていますので、一度ぜひお問い合わせください。